Как мы можем вам помочь?

Квартира с отчетными документами

Квартира с отчетными документами
Источник фото: http://gchr.com.au
Квартира с отчетными документами

Для многих сотрудников, направляемых работодателей в командировку, вариант расселения в гостинице не всегда является удобным. Существует большое количество вариантов найма квартир по более низким расценкам и с лучшими условиями проживания. Основной сложностью является оформление отчетных документов, наличие которых является основанием для оплаты командировочных расходов. Поэтому для сотрудника любой организации, снимающего частное жилье, необходимо знать тонкости в оформлении квартиры в наем.

Варианты аренды квартиры

Существует два основных варианта поиска жилья для временного проживания в другом городе или стране. Оптимальным способом считается оформление через организацию, отправляющую сотрудника в командировку. В том случае кадровая служба решает все вопросы самостоятельно, а работнику требуется только забрать подтверждающие документы и отдать их в соответствующий отдел. В некоторых случаях компании решают все вопросы самостоятельно и не требуют от сотрудника документов.

Второй вариант распространен гораздо больше и требует от сотрудника усилий по самостоятельному поиску и бронированию жилья, а также сбору необходимых для оплаты документов. При выезде в командировку проживание возможно по нескольким схемам:

  • Аренда номера в гостинице считается самым простым для отчетности, но и самым затратным для компании способом. Большинство гостиниц предоставляют полный пакет документов, необходимых при закрытии командировки. Для работника предлагаются хорошие условия проживания, уборка номера и, в отдельных случаях, питание.

  • Альтернативой размещению в гостинице является аренда койко-места в хостеле. Такой способ считается дешевым и приемлемым в плане отчетности. Но согласится на такой вариант далеко не каждый сотрудник.

  • Удобным и приемлемым по стоимости вариантом размещения считается аренда квартиры, в том числе на несколько сотрудников предприятия. По сравнению с отелем, экономия может составлять порядка 50 процентов и более. При этом сотрудник должен самостоятельно позаботиться о получении отчетных документов, необходимых при сдаче авансового отчета.

К преимуществам аренды квартиры, кроме привлекательной цены, относятся наличие кухни и соответствующей мебели, а также большая площадь. В результате человеку не обязательно посещать столовые, когда завтрак или ужин можно приготовить самостоятельно. В свете лимитов суточных у большинства компаний, такая возможность выгода для командируемых работников.

Необходимые документы, подтверждающие факт оплаты найма квартиры

Выбирая для проживания отель или вариант с хостелом, проблем в отчетных документах не возникает. В большинстве случаев для бухгалтерии достаточно кассового чека об оплате услуг. В некоторых случаях гостиница предоставляет справку-счет, в которой отражены все оказанные услуги. Зачастую информация предоставляет напрямую от гостиницы предприятию, организовавшему поездку.

При проживании в квартире командированному сотруднику необходимо выбирать предложения только с отчетными документами, которые будут приняты бухгалтерией. В большинстве случаев найм квартиры выполняется у организации, работающей в данном бизнесе, или у индивидуального предпринимателя. Отчетные документы выдают и некоторые собственники недвижимости.

Для предъявления в бухгалтерию необходимо сохранить квитанции об оплате проживания, а также услуг риелтора, при поиске подходящего варианта с помощью посредников. Кроме чеков могут потребоваться договоры между физическим лицом и арендодателем, также акты приема-передачи квартиры. Если указанные документы не собраны, вариантов возмещения потраченной суммы немного. В лучшем случае сотрудник вернет только часть денег, а разница будет оплачена из собственного кармана.

Варианты действий при отсутствии подтверждающих документов

В некоторых случаях по возвращению сотрудников из командировки, документы, подтверждающие факт проживания, отсутствуют. Такой вариант является основанием для отказа в компенсации работнику понесенных затрат. Если жилье снималось у организации или индивидуального предпринимателя, можно запросить дубликаты документов. Обычно владельцы недвижимости предоставляют копии.

В противном случае решение о выплате компенсации принимается руководством организации. Даже если сотруднику и выплатят средства, то общая сумма будет существенно меньше фактической. Спорную ситуацию можно попытаться решить в суде, но при отсутствии подтверждающих документов доказать свою правоту будет очень сложно. Поэтому пренебрегать документальным оформлением, а также соглашаться на выгодные предложения за наличный расчет обойдется в большинстве случаев себе дороже.

Найм квартиры у частного лица

При аренде квартиры у организации или индивидуального предпринимателя, вопросов с оформлением документов практически не возникает. Если же жилье снимается у частного собственника, необходимо оформить договор аренды жилья. В этом документе обязательно указывается срок проживания и общая стоимость оплаты. Здесь же четко определяются права и обязанности сторон, а также штрафные санкции за несоблюдение условий.

От арендатора требуется только документ, удостоверяющий личность. Арендодатель кроме паспорта предоставляет документы о праве владения недвижимым имуществом и выписку о количестве зарегистрированных в ней людей. Если с квартирой нет проблем, подготовка данных документов не вызывает вопросов у собственника. При оплате аренды следует взять расписку владельца о том, что деньги за услуги им получены. Такой расписки вкупе с договором обычно достаточно для бухгалтерии, оформляющей командировку.

Все затраты, понесенные работником предприятия на оплату проживания в съемной квартире не подлежат обложению налогом НДФЛ. Так же не начисляются страховые взносы. Основное правило – собрать необходимые документы, а при поиске недвижимости выбирать только квартиры, владельцы которых готовы предоставить требуемые документы.

Поделиться:

Не нашли что искали?

Спросите юриста бесплатно

Похожие статьи

Комментарии

Пока никто не оставил комментарии. Будьте первым!

Написать комментарий

Комментарий будет отправлен на модерацию